A reklamáló leveleknek van talán a legegyértelműbb szerkezeti felépítése. Több olyan szó, kifejezés van, ami leginkább ezekben a levelekben fordul elő.
Viszont itt van leginkább szükség a saját ötletekre. Ha a feladatban nincs megadva, miért érint/ett Téged rosszul a hibás termék vagy a rossz kiszolgálás, akkor Neked kell kitalálni egy elfogadható és logikus következményt, amire vonatkozóan valamilyen kárpótlást kérhetsz.
Szerkezetét tekintve a panaszlevelet azzal kezded, hogy elmondod, reklamálni szeretnél. Miután leírod az előzményt (rendeltél X terméket, az meg is érkezett), részletesebben kifejted a problémát (piros pulóvereket rendeltél a boltod számára, de kék cipőket küldtek) és hozzáteszed, hogy ez miért okoz neked problémát (a vásárlóknak már megígérted a piros pulóvereket, ha nem kapják meg nálad, elmennek máshoz, tehát vevőket fogsz veszíteni).
Ha van további probléma (rendeltél sárga táskákat is, de azok nem lettek leszállítva), azt is leírod, a következményekkel együtt. A levelet azzal zárod, hogy miután felszólítod a beszállítót, hogy tegyen valamit, valamilyen kompenzációt is kérsz.
A mintalevélben kiemeltem a legfontosabb szavakat, kifejezéseket, amik a reklamáló levelekben előfordulhatnak. Különböző színekkel jelöltem a szerkezeti egységeket.
A piros jelöli a levélírás okát, a szürke rész tartalmazza a panaszlevelek egyik lehetséges lezárását: nyomatékosan felhívjuk az üzletfelünk figyelmét arra, hogy oldja meg a problémát. Zölddel jelöltem azt a részt, amiben részletesen leírom a problémákat, kékkel jelöltem a problémából fakadó kellemetlenséget, következményt.
A gondolattérképen néhány ötletet találsz a leggyakrabban előforduló reklamációkkal és a felmerülő problémák megoldásával kapcsolatban.
Az alábbi letölthető dokumentumban megtalálod azokat a paneleket, amelyek segítségével könnyen össze tudsz állítani egy reklamáló levelet.
Tovább gyakorolhatod a reklamáló levelekhez tartozó panelmondatokat. Az alábbi letölthető fájlokban 30 gyakran előforduló reklamáló mondatot és azok angol verzióját találod meg.