Levélírás a szakmai nyelvvizsgán

 

Összegezzük, miről volt szó az üzleti levelekkel kapcsolatosan az elmúlt 2 hétben.

Mint említettem, számomra ez a leggyakorlatiasabb, leghasznosabb vizsgarész.

Azt a tudást, rutint, amit a gyakorlás folyamán megszerzel, a szakmai nyelvvizsga után, a való életben is tudod majd használni.

Amikor az első diákjaimat kezdtem el felkészíteni, és összeszedtem/összeállítottam a felkészítéshez szükséges anyagokat, 3 dolog volt a mérvadó:

1. egyszerűen,
2. gyorsan felvértezni a diákokat úgy, hogy
3. bármelyik üzleti levéltípust meg tudják írni.

 

A lényeg:

 

A sok minta-mondatból, ami egy könyvben, vagy a neten megtalálható – válassz ki 1-1-et, és csak azt használd.

Én is kínlódtam azzal, hogy egy német üzleti levél elkezdéséhez fel volt sorolva legalább 15-20 mondat, és tudtam, a hallgatóim nem lesznek képesek ennyit begyakorolni, ilyen rövid idő alatt. És az évek alatt szerzett tapasztalatok megmutatták, hogy nem is volt mindre szükség.

Persze akkor meg jöhet a kérdés, hogy ’így hogyan fogok szépen, választékosan levelet írni, beszélni?’

A válasz: egy üzleti levélnek nem az a szerepe, hogy szép legyen és választékos. Egyrészt azért, mert arra ott vannak a szépirodalmi művek. Másrészt azért, mert pl az angol nyelvű üzleti kommunikációd 80%-ban nem anyanyelvi beszélőkkel fog lezajlani, hanem olyanokkal, mint Te. Teljesen felesleges körmondatokban és árnyaltan fogalmazni.

A német nyelvű kommunikációnál más lehet a helyzet, mert ott zömében anyanyelvi beszélőkkel fogsz kommunikálni, de hidd el, nekik sem az fog számítani, hogy mennyire választékosan fogalmazol.

Egy dolog lesz fontos: el tudd mondani, meg tudd fogalmazni, mit szeretnél.

Tartsd be az üzleti/hivatalos levélírás szabályait

 

Még email esetén is. Ugyanis lényeges eltérések vannak az angol, német üzleti levelek és a magyar levelek között.

Sokszor találkozom az alábbi 3 hibával, amikor angolul vagy németül írt hivatalos levelet kapok a diákjaimtól. A probléma valószínűleg abból adódik, hogy magyar minta alapján keletkezik a levél.

1. Egy magyar hivatalos levélben lehet olyan megszólítás, hogy

’Tisztelt Intézetvezető Asszony!’

Angolban, németben nem jellemző. Vagy a ’Tisztelt Hölgyem/Uram’, vagy ha tudjuk, kinek írunk, megszólítjuk – de akkor is csak a családi nevén.’

2. Egy magyar hivatalos levelet lehet úgy kezdeni, hogy ’Alulírott XY ezúton szeretnék jelentkezni a meghirdetett állásra’.

Angol vagy német üzleti levélben nem jellemző, hogy a nevünkkel kezdjük a levelet. A nevünk úgyis ott lesz a levél alján, az aláírásnál, és a nevünknél sokkal fontosabb az, hogy miért írjuk a levelet.

3. Magyar nyelvű levelekben sem mindig elfogadott az, ha felkiáltójelet teszünk egy mondat – mondjuk egy felszólítás végére. Ez nyelvtanilag helyes lenne, de egy levélben inkább indulatosnak, udvariatlannak tűnik.

Egy angol vagy német nyelvű levélben, szituációban kifejezetten sértő, nagyon udvariatlan. És indokolt esetben sem (pl. egy reklamáció) nagyon használatos.

 

Ügyelj a szerkezeti egységekre.

 

Ha tudod, melyik levélfajtának milyen szerkezettel kell rendelkeznie, kellő gyakorlás után 10 perc alatt is meg tudsz írni bármilyen üzleti levelet.

Mint már említettem ahhoz, hogy jól meg tudj írni egy üzleti levelet, nem kell 100-féle lehetséges kezdő, befejező és szövegátkötő mondatot megtanulnod. Teljesen felesleges, ha arról van szó, hogy gyorsan szeretnél a levelekkel dűlőre jutni.

A kevesebb sokszor több. Arról nem is beszélve, hogy vannak olyan mondatok, amelyeket minden üzleti levélben fel lehet használni (egy az egyben, vagy kisebb változtatással, függően a levél témájától).

Az ilyen mondatokat érdemes BEMAGOLNI. Igen, bemagolni, mert ha elkezded boncolgatni, belekeveredsz, és elmegy az egésztől a kedved.

Biflázd be, egy az egyben. Tanuld meg kívülről, a jelentéssel együtt, hogy ezzel az adott szituációban (vizsga vagy való élet) már ne kelljen vacakolnod.

Ha megvannak ezek a típusmondatok, azok szerkezetei, és a levéltípusok szerkezeti egységei – nem lesz előtted akadály.

Saját példámból tudom. Korábban magyarul is gondolkodnom kellett, hogy mit írjak egy érdeklődő vagy panaszlevélben. Az évek során szerzett tapasztalatok segítségével már nem gond akár magyarul, angolul, vagy németül írásban kommunikálni.

Az alábbi 2 linken 10 angol szókártyát és 10 német szókártyát találsz, 10 olyan mondattal, amit érdemes bemagolni.

Legyenek ötleteid

Elsősorban abból, amit a szakmai témákhoz megtanultál. Igen, ehhez kell a szakmai tudás. Mert ahhoz, hogy adekvát módon tudj írni a cégedről egy bemutatkozó levelet, tudnod kell, mit szoktak egy cégről elmondani, és azt milyen szavak használatával teszik meg.

Ha egy termékedről kell tájékoztatást adni, akkor az sem árt, ha egyéb infókat  – mint például kedvezmény, szállítási feltételek is megosztasz a vásárlóiddal. Ehhez a szakmai tudás mellett kőkeményen szakszókincs is kell.

A reklamáló levelek a legnehezebbek és legkönnyebbek is egyben. Azért nehéz, mert ha nem logikusan állítod össze és nem tudod hozzá a speciális szavakat, akkor nem lesz jó.

Viszont azért könnyű, mert ilyen szituban mindenki volt már, legalább tudod, hogy mit kellene írni. És a jövőre nézve is hasznos – tehát motiváló – lehet, ha megtanulod, mit írj le és hogyan írd le ahhoz, hogy egyáltalán komolyan vegyenek.

Még keményebb diónak bizonyulhatnak a reklamációra válaszoló levelek – amiben csak annak lehet rutinja, aki ilyesmivel foglalkozik a munkája során. Ilyen levélben fordulhat elő az alábbi mondat (a feladvány megoldása).

         

Egyszóval az üzleti levelek hamar megtanulhatók, mert logikus és pofon egyszerű a szerkezetük

A nyelvtannal sem kell túlzottan foglalkozni, és nem kell árnyaltan fogalmazni, hiszen inkább érthetőnk, világosnak kell lennie, mintsem nagyon választékosnak.

Legyen lényegre törő, határozott, de udvarias.

Egy vizsgaszituációban nyilván azt is elvárják, hogy azért legyen színvonalas. Egy üzleti – vagy bármilyen – levelet úgy tehetsz még színvonalasabbá, ha összetett mondatokat használsz, és a mondatokat a megfelelő kötőszavakkal kapcsolod össze.

A posztban bemutattam egy jól bevált gyakorlatot, amit a hallgatókkal szoktunk csinálni a felkészülés során.

Ezt a feladatot akkor érdemes bevetni, amikor a szakmai témákhoz már hozzá tudnak szólni, és a levéltípusokat is ismerik.

A feladat nagyon egyszerű, de nagyon meg tudja tornáztatni az agyat: ugyanazt a mondatot többféleképpen kell befejezni úgy, hogy a mondat elejéhez is kapcsolódjon, és a kötőszó jelentéséhez is igazodjon.

Egyrészt be lehet gyakorolni a kötőszavak jelentését, másrészt a szakmai ismereteket is át lehet ismételni.

Divatosabb szóval a vizsgára készüléskor lehet egyet ‘brainstormingolni’.

Az alábbiakban íme néhány lehetséges megoldás – hogy világos legyen, mi is volt a feladat.

       

 

A szakmai nyelvvizsgákon általában 2 produktív írásbeli feladatot kell megoldani, és ezek többféle műfajba tartozhatnak: cikk, hirdetés, beszámoló, feljegyzés stb. A rossz hír, hogy mindegyiknek megvan a saját szerkezete, funkciója, kifejezéstára. Nem kevés időbe telik, mire mindet megtanulod és rutinszerűen használod.

A jó hír az, hogy a Zöld Út szaknyelvi vizsgán mindössze egyetlen levelet kell írni – a 6 féléből. Ez hatalmas előnyt jelenthet a felkészülés folyamán, mert nem kell sokfelé koncentrálni, nem valószínű, hogy össze fogod keverni a szerkezeteket. Éppen ezért jobb esélyekkel indulsz a vizsgán.

 

Ha szeretnéd tudni, hogy melyik az a 6 féle üzleti levél, hogy milyen szerkezeti egységekre kell ügyelned, vagy milyen feladatokkal tudod begyakorolni a levelekben használható mondatokat, esetleg próbára is tennéd magad levélírásban, figyelmedbe ajánlom a német Levélírás tréningemet és az angol Levélírás tréningemet.